home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / procmgmt.arc / MANUAL.ASC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1985-10-09  |  3.4 KB  |  87 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                        PROCEDURES MANAGEMENT MEMORANDUM
  6.  
  7.  
  8.  
  9.          SUBJECT:DESK MANUAL; PROCEDURES FOR
  10.  
  11.          DISTRIBUTION:ALL EMPLOYEES
  12.  
  13.          ENCLOSURES:NONE
  14.  
  15.          REFERENCES:(1) PROCEDURES MANAGEMENT MEMORANDUM; PREPARATION OF
  16.                     (2) REVISIONS; PROCEDURES FOR
  17.                     (3) MANAGER OPERATING SCHEDULE; PROCEDURES FOR
  18.  
  19.          1.PURPOSE-THE PURPOSE OF THIS MEMORANDUM IS TO GIVE THE METHOD
  20.               FOR THE ASSEMBLY OF THE DESK MANUALS.
  21.  
  22.          2.EFFECTIVE DATE-JULY 5, 1985
  23.  
  24.          3.APPLICABILITY-THIS MEMORANDUM APPLIES TO ALL DESK MANUAL HOLDERS.
  25.  
  26.          4.BACKGROUND-EACH DAY WHEN EMPLOYEES LEAVE THEIR PLACE OF WORK,
  27.               THEY CARRY IN THEIR HEADS OVER 80 PERCENT OF THE INFORMATION
  28.               ON HOW TO RUN THE COMPANY. IF THEY BECOME A FATALITY, THE
  29.               HARD EARNED INFORMATION IS LOST FOREVER. IF THEY CHANGE JOBS,
  30.               THE INFORMATION FROM THE PREVIOUS JOB IS SELDOM USEFUL AND
  31.               THE MANAGER IS IN THE RIDICULOUS POSITION OF CALLING THE
  32.               FORMER EMPLOYEE TO GET INFORMATION. WHEN A NEW EMPLOYEE 
  33.               COMES TO WORK, ALL TOO OFTEN THEY ARE SHOWN THEIR DESK,
  34.               TOLD WHERE THE BATHROOM IS, WHEN TO EAT LUNCH AND GIVEN
  35.               AN OLDER EMPLOYEE TO LEARN BY WORD OF MOUTH BECAUSE THE
  36.               BOSS DOESN'T KNOW WHAT THE PROCEDURES ARE. WHEN THE AUDITORS
  37.               APPEAR, THEY ARE DICTATED PROCEDURES WHICH THEY TAKE DOWN IN
  38.               LONGHAND AND TRY TO SEE IF THEY ARE BEING FOLLOWED.
  39.                 THE ANSWER IS PMM'S AND A DESK MANUAL FOR EACH EMPLOYEE.
  40.               WHEN THE NEW EMPLOYEE COMES, THEY CAN READ THE DESK MANUAL
  41.               AND TEST THE ACCURACY AND THROUGHNESS OF THE PMMS. THE
  42.               AUDITORS CAN BE GIVEN COPIES THAT THEY CAN ATTACH TO THEIR
  43.               WORKPAPERS AND MUCH TIME AND EFFORT IS SAVED.
  44.  
  45.          5.PROCEDURE-
  46.               A.EACH MANAGER MUST HAVE A DESK MANUAL (NATIONAL 88-584)
  47.                 WITH AN INDEX, ALL JOB DESCRIPTIONS, ALL M O S'S AND
  48.                 ALL PMM'S FOR THE AREA OF RESPONSIBILITY.
  49.  
  50.               B.EACH EMPLOYEE MUST HAVE A DESK MANUAL (NATIONAL 88-582)
  51.                 WITH AN INDEX, JOB DESCRIPTION, M O S AND PMM'S RELATING
  52.                 TO THE JOB. THERE MUST BE AT LEAST ONE PMM FOR EACH ITEM
  53.                 LISTED ON THE JOB DESCRIPTION.
  54.  
  55.               C.AS PART OF EACH EMPLOYEE'S PERFORMANCE REVIEW (INCLUDING
  56.                 THE MANAGER'S) THE DESK MANUAL WILL BE REVIEWED FOR
  57.                 NEATNESS AND COMPLETENESS.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.          6.NECESSARY ACTION-EACH EMPLOYEE MUST ASSIST THE PROCEDURE
  69.               MANAGER IN THE PRODUCTION OF PMM'S AND MAINTENANCE OF
  70.               THE DESK MANUAL.
  71.  
  72.          7.ADDITIONAL INFORMATION-THERE SHOULD BE A SEPARATE MANUAL FOR
  73.               ADMINISTRATIVE PROCEDURES, WHICH AFFECT ALL EMPLOYEES,
  74.               EASILY AVAILABLE. THIS WOULD CONTAIN PROCEDURES RELATING
  75.               TO HOURS OF OPERATION, VACATION SCHEDULES, FIRE DRILLS PLUS
  76.               OTHER TOPICS AND MAINTAINED BY THE PROCEDURES MANAGER.
  77.  
  78.          8.QUESTIONS REGARDING THIS MEMORANDUM-MAY BE REFERRED TO-
  79.                                          PRESIDENT OF CUMMINGSWARE
  80.  
  81.          8.MEMO MAINTENANCE RESPONSIBILITY-PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  82.  
  83.          9.FILING INSTRUCTIONS-DESK MANUAL
  84.  
  85. WARE
  86.  
  87.          8.MEMO